Внедрение СЭД требует тщательной подготовки и разработки соответствующих локальных актов. В этой статье мы рассмотрим основные аспекты, которые необходимо учесть при создании таких документов.

Что такое локальные акты?

Локальные нормативные акты — это документы, которые регулируют деятельность организации в определённых сферах. Они могут быть связаны с трудовыми отношениями, правилами внутреннего распорядка, организацией работы с документами и т.д. 

При внедрении СЭД необходимо разработать ряд локальных актов, которые будут определять порядок использования системы, права и обязанности сотрудников, а также ответственность за нарушение установленных правил.

Какие локальные акты необходимы при внедрении СЭД?

1. Приказ о переходе на электронный документооборот. По сути — официальное доведение от руководителя до подчиненных информации о дате перехода компании на ЭДО, перечне нормативных документов в рамках данного процесса, ответственных и т.п.  

2. Положение об электронном документообороте. Этот документ определяет цели и задачи внедрения СЭД, принципы её функционирования, состав участников и их обязанности. Также в нём должна быть описана ответственность сотрудников за нарушение этих правил.

Разработка и утверждение Положения о СЭД является важным шагом на пути к внедрению электронного документооборота в организации, оно должно соответствовать требованиям действующего законодательства и нормативным актам, регулирующим электронный документооборот. 

При разработке документа рекомендуется обратиться к специалистам в области информационных технологий и права. Например, специалисты нашей компании окажут вам бесплатную консультационную поддержку в рамках подготовки Положения о СЭД и помогут снять проблемы при использовании системы “Мотив” в вашем коллективе.

Предлагаем воспользоваться образцом Положения о СЭД по ссылке. 

3. Инструкция по работе с системой электронного документооборота. Эта инструкция содержит подробные указания по использованию СЭД, включая правила создания, редактирования, согласования, утверждения и отправки документов.

На нашем сайте представлен комплект инструкций, которые можно использовать для внутреннего обучения сотрудников работе в СЭД “Мотив”.

4. Правила доступа к системе электронного документооборота. Эти правила определяют, кто имеет право доступа к СЭД и какие функции они могут выполнять. Правила доступа могут быть разными для различных категорий пользователей, например, для сотрудников, руководителей и внешних партнёров. Они могут включать в себя:

• Идентификацию пользователей: правила, определяющие, как пользователи должны идентифицировать себя при входе в систему.
• Аутентификацию: процесс проверки подлинности пользователя на основе предоставленных им учётных данных.
• Роли и права доступа: определение ролей пользователей и соответствующих прав доступа к различным функциям и документам в системе.
• Политики безопасности: меры, направленные на обеспечение конфиденциальности, целостности и доступности данных в системе.

Основная цель правил доступа — обеспечить безопасность и конфиденциальность информации в системе электронного документооборота. Правила доступа также помогают предотвратить несанкционированный доступ, защитить от вредоносных действий и обеспечить соблюдение корпоративных политик и стандартов безопасности.

5. Порядок разрешения конфликтов и споров, связанных с использованием системы электронного документооборота. В этом документе описывается процедура разрешения споров и конфликтов, возникающих при использовании СЭД, например, при несогласии с содержанием документа, нарушении сроков его рассмотрения или отказе в доступе к системе.

Порядок разрешения конфликтов может быть включен в Положение об электронном документообороте.

6. План внедрения системы электронного документооборота. План внедрения описывает этапы и сроки внедрения СЭД в организацию, а также необходимые ресурсы и мероприятия. План может включать в себя обучение пользователей, тестирование системы, настройку параметров и интеграцию с другими системами.

Процесс внедрения СЭД — это довольно объемная тема, и мы обязательно к ней подробно вернемся в одной из наших следующих статей.

7. Оценка эффективности системы электронного документооборота. Оценка эффективности позволяет определить, насколько успешно СЭД выполняет свои функции и соответствует потребностям организации. Оценка может проводиться на основе таких показателей, как время обработки документов, количество ошибок, удовлетворённость пользователей и т. д.

Этот документ является важным инструментом для анализа работы СЭД и определения её эффективности. Он помогает выявить проблемы и возможности для улучшения работы системы и повышения её производительности.

Разработка локальных актов при внедрении СЭД является важным этапом, который обеспечивает успешное использование системы и соблюдение законодательства. Внутренние локальные акты должны быть доступны для всех пользователей СЭД и регулярно пересматриваться в соответствии с изменениями в законодательстве и практике использования системы электронного документооборота.

Если вам нужна помощь в подготовке локальных актов при переходе на внутренний электронный документооборот, заполните форму обратной связи, и наши специалисты свяжутся с вами в кратчайшие сроки.