Версия МОТИВ 1.10 – улучшаем интерфейс, увеличиваем быстродействие и добавляем новые возможности.

 

Редактирование файлов

Добавлена возможность редактирования файлов без их промежуточного сохранения на жесткий диск компьютера и повторной загрузки в Систему. Для предоставления прозрачного и кросс-платформенного доступа к файлам используется технология WebDAV. Чтобы открыть файл для редактирования, необходимо нажать кнопку (Редактировать) возле его названия. Файл открывается в приложении, с которым он ассоциирован на компьютере пользователя.

redaktirovanie_failov_dokument

При редактировании файл блокируется, т.е. пользователю, открывшему файл, предоставляется исключительное право его редактирования.

preduprezhdenie_imia_polzovatelia

Если во время блокировки другой пользователь попытается открыть файл для редактирования, ему будет выдано предупреждение с указанием имени сотрудника, редактирующего файл, и времени, которое осталось до конца блокировки. Пользователь, обладающий дополнительными правами, может завершить блокировку до истечения указанного времени

 

Таблицы

Добавлен новый тип поля задачи – «Таблица». Таблицы представляют собой принципиально новый способ хранения и обработки данных в системе.

Tablitca_Zapolnenie

Во время работы над задачей пользователи смогут менять значения ячеек таблицы в зависимости от прав на нее.

PoleFormataTablitca_Dobavlenie_ZadaniePrav

Данные, содержащиеся в таблице, будут храниться в Системе с привязкой к конкретной задаче.

 

Рассылка информации по задачам и документам

Усовершенствован обработчик отправки вложений по задачам и документам: теперь пользователь имеет возможность выбирать, что именно необходимо отправить – информацию о задаче/документе или вложенные файлы. Для документов реализовано журналирование рассылки: при выборе значения Отправка электронной почты в раскрывающемся списке Фильтр вкладки Журнал карточки документа отобразится таблица с информацией о дате и времени отправки письма, авторе операции, адресате (электронный адрес и ФИО), вложенных файлах, а также времени доставки и подтверждения получения письма.

Okno_prosmotra_kartochki_dokumentov_Vkladka_Jurnal_Otpravka_pochty

Добавлена возможность отправки сообщений различных типов (Сообщение, Напоминание, Приглашение на совещание, Напоминание самому себе) по документам. В целом процедура отправки сообщений по документу аналогична процедуре отправки сообщений по задаче. Для создания сообщения следует нажать кнопку в окне просмотра карточки документа, а затем выбрать тип сообщения и заполнить необходимые поля в открывшемся окне.

 

Права пользователей

Доработан механизм назначения прав пользователям. Назначение прав редактирования документов, находящихся в различных состояниях (На рассмотрении, На исполнении, В архиве) по каждому типу документа в отдельности, позволяет осуществить гибкую настройку прав пользователей в Системе.
В новой версии Системы Вы также можете назначить пользователям право редактирования своих документов, т. е. документов, в которых они являются инициаторами.

Prava_RedaktirovanieSvoikhDokumentov

Улучшен интерфейс пункта меню Группы прав. Для повышения удобства работы с группами прав пользователей нами добавлена возможность формирования их иерархической структуры.

Gruppy_prav

Теперь вы можете назначать права одновременно для нескольких групп, выбрав их в списке, удерживая нажатой клавишу Ctrl или Shift.

MassovoeRedaktirovanieGruppPrav

 

Параллельное исполнение документа

В версии 1.10 реализовано параллельное исполнение документа. Если маршрутная схема документа предполагает создание нескольких задач по исполнению на одном уровне, на экран будет выведено окно с их списком.

IspolnenieDokumentov_SozdanieObektaPoDokumentu_SpisokSozdannykhZadach

Чтобы при переводе документа на исполнение создавалось несколько задач, необходимо создать несколько точек прохождения на одном уровне маршрутной схемы, и, не связывая их, создать дочерний узел для каждой из точек.

 

Сканирование файлов

Реализован механизм, позволяющий сканировать файлы и автоматически прикреплять их к задачам и документам. Чтобы начать процедуру сканирования, необходимо нажать кнопку (Сканировать). Результатом сканирования является многостраничный файл в формате PDF, который автоматически отобразится в окне создания/редактирования объекта Системы.

SkanirovanieFailov_AvtomaticheskoePrikreplenie

В новой версии полностью переработан и значительно улучшен интерфейс приложения ScanMaster.

GlavnaiaForma

Сканирование и распознавание документов, а также процесс создания объектов Системы по ним стали намного проще: теперь вся работа совершается в одном окне.

GlavnaiaForma_ProsmotrInformatciiOSessii

 

Делегирование прав и полномочий

Разработан механизм передачи прав и дополнительных полномочий пользователей.

Peredacha_prav_polnomochii

При перемещении пользователя в дереве подразделений, имеется возможность не только сохранить или удалить дополнительные полномочия, но и передать его права и дополнительные полномочия другому сотруднику.

 

Использование шаблонов при заполнении полей документа

Если в Вашей компании существует некий набор типовых (шаблонных) фраз, в которые при создании конкретного документа необходимо вносить незначительные изменения, Вы можете создать в Системе справочник, содержащий подобные фразы, и подключить его к полям форматов «Строка» и «Текст» регистрационной карточки документа. Для таких полей будет дополнительно отображаться кнопка (Справочник), при нажатии которой открывается окно выбора записей справочника.

Pole_Storka_Spravochnik

Администратор документооборота может указать, как именно должно формироваться значение поля: будет использоваться только текст записи справочника или будет возможность его изменить (полю документа присваивается измененное значение, а записи справочника остаются прежними).

 

Задание параметров резолюций

Значительно улучшен механизм создания резолюций по документу.

Vcladka_rezoliutcii

Для каждого типа документа можно настроить дополнительные параметры: обязательность заполнения полей при создании резолюции (указание ответственного руководителя, исполнителей и срока исполнения), а также возможность добавления в резолюцию нескольких ответственных руководителей.

 

Статистика пользования системой

Усовершенствован отчет «Статистика пользования системой». Теперь Вы можете выгружать статистику использования Системы сотрудниками выбранных подразделений и даже отдельными пользователями.

Statistika_polzovaniia_sistemoi

В выгружаемом файле формата XLSX формируется древовидная структура указанных подразделений, а также выводятся новые значения: должность сотрудника, количество входов и время последнего входа в PDA-интерфейс и XConductor.

 

Создание задач и документов

В зависимости от специфики деятельности Вашей компании, Вам может понадобиться очищать поля ввода задач и документов при создании нового объекта Системы. В версии МОТИВ 1.10 Вы можете настроить поведение Системы при создании задач и документов, указав действие, которое необходимо совершать с полями (для документов также задается действие с маршрутом).

Ochistka_polei_vvoda

Администратор Системы может задать действие для полей всех объектов Системы. Помимо этого, пользователи смогут указать действие для полей ввода в своих личных настройках.

 

Восстановление задач из архива

Доработан процесс массового восстановления задач из архива.

Vosstanovlenie_ iz_arhiva

При восстановлении задач, имеющих подзадачи (в том числе подзадачи типа ИРГ) появляется диалоговое окно, в котором необходимо выбрать один из вариантов: восстановить только родительскую задачу, восстановить подзадачи, закрытые вместе с родительской задачей или восстановить все подзадачи.

 

Согласование документов

В новой версии усовершенствована операция массового согласования документов.

Obrabotat_dokument

При согласовании нескольких документов из списка открывается окно, в котором отображаются названия операций, заданных для каждого типа документа.

 

Документация

Пользовательские руководства в новой версии Системы представлены в двух форматах: PDF и HTML. Выбирайте способ изучения системы МОТИВ, удобный для Вас!

Rukovodstva_html

 

Расширенный поиск

В версии МОТИВ 1.10 добавлен новый объект поиска – Руководства. Теперь в пункте меню Общий поиск отображаются данные из документации по Системе.

Rukovodstva_rezultaty_poiska

 

Отправка документов в архив

В поставку МОТИВ 1.10 включен новый обработчик, позволяющий осуществлять массовую отправку в архив документов определенного типа за указанный период.

perevod_v_arhiv

Вы можете указать количество документов, отправляемых в архив во время вызова обработчика, чтобы осуществить операцию в несколько этапов.

 

Поиск документов

Поиск документов стал намного удобнее.

poisk_dokumentov

В параметрах поиска можно указать один или несколько статусов, в которых находятся искомые документы.

 

Информативные сообщения

При регистрации документа в Системе, а также переводе его на исполнение, в верхней части окна отображается ссылка, по которой можно осуществить переход к карточке документа.

registratciia_dokumenta_ssylka

При возврате документа на рассмотрение появляется соответствующее информационное сообщение, предназначенное для уменьшения вероятности возникновения ошибок при прохождении документа в Системе.

Vozvrashchenie_na_rassmotrenie

 

Видимость пунктов меню

Вы можете осуществить гибкую настройку отображения пунктов меню Системы. В новой версии возможно задание видимости не только пунктов меню, но и значков разделов Системы.

glavnoe_meniu

 

Приложение «Информер»

Все нововведения версии 1.10 реализованы и в приложении «Информер». Процедура редактирования файлов запускается при нажатии кнопки или выборе соответствующего пункта контекстного меню.

redaktirovanie_failov_informer

Возможно создание задач, содержащих поля типа «Таблица». Пользователи, участвующие в выполнении задачи, смогут менять существующие значения ячеек таблиц, а также добавлять новые.

tablitca_informer

Для удобства работы пользователей был полностью переработан интерфейс вкладки Резолюции карточки документа. Теперь работа с резолюциями в «Информере» аналогична работе в веб-интерфейсе.

Kontekstnoe_menu_spiska_rezolutsiy

В новой версии в приложении «Информер» реализована возможность отправки сообщений пользователям Системы без привязки к конкретной задаче или документу. Вы можете создать сообщение (Обычное сообщение, Напоминание, Приглашение на совещание, Напоминание самому себе), нажав соответствующую кнопку на панели управления приложения.

informer_soobshchenie

 
Многие из реализованных в новой версии доработок были предложены нашими Клиентами. Хотим поблагодарить за сотрудничество:

  • Администрацию Губернатора Белгородской области;
  • АО «Kaspi Bank»;
  • Саратовэнергомашкомплект;
  • Оборонэнергосбыт;
  • ЗАО НТК «МодульНефтеГазКомплект»;
  • MIND Labs;
  • ЗАО АКБ «ЦентроКредит»;
  • ОАО УКБ «Новобанк»;
  • Администрацию города Белгорода;
  • Администрацию города Пскова;
  • Мэрию города Ульяновска;
  • Компанию «Технолюкс»;
  • Мегашоп;
  • ООО «ИНТ»;
  • ООО «ДЦ ТАЙПИТ»;
  • Сеть ресторанов СУШИ ДОМ;
  • ОАО «ИНПРОМ ЭСТЕЙТ»;
  • и других Клиентов.

 

Спасибо за конструктивные предложения и выбор системы МОТИВ. Надеемся, что улучшения и доработки версии МОТИВ 1.10 помогут сделать работу Вашей компании более продуктивной.

Мы всегда рады Вашим предложениям по улучшению работы Системы, обращайтесь в службу технической поддержки или к менеджерам – мы обязательно их рассмотрим.

 

С уважением, сотрудники компании Мотивэа.

 

Скачать дистрибутивы:

Linux Repo:

Версии и обновления →