Я работаю в юридическом отделе Микояновского мясокомбината – одного из крупнейших производителей мясной гастрономии в России. Ежедневный оборот документов на предприятии колоссален. К 2006 году мы внедрили электронную базу данных договоров и приказов, реестр недвижимости и другие программные продукты, облегчающие работу с большими массивами информации. Однако процесс согласования многих документов (особенно договоров) был настолько трудоемким, что некоторым подразделениям приходилось выделять специального работника, который занимался согласованием документов у различных специалистов комбината. Утром у двери моего кабинета выстраивалась очередь из таких «ходоков», принесших договор на согласование. Процесс согласования занимал не меньше недели, документы терялись, замечания согласующих служб нигде не фиксировались. Все это отрицательно влияло на бизнес-процессы.
Для борьбы с этими негативными явлениями я предложил руководству приобрести программное обеспечение, которое упорядочит документооборот на предприятии, и занялся поиском подходящего продукта. Я остановил выбор на нашем давнем партнере, поставлявшем специальные программы для юридического отдела, но при согласовании в ИТ-службе выяснилось, что комбинат уже закупил 80 лицензий подобного программного обеспечения, только никто им не пользуется. Покупка состоялась после посещения руководством комбината администрации Белгородской области, которая уже в то время широко применяла передовые технологии в своих бизнес-процессах.
Так состоялось мое первое знакомство с «Мотивом».
Тестовое использование показало, что «Мотив» – это именно то, что нам нужно. Оставалось сломать существующие порядки согласования и внедрить продукт на предприятии с многотысячным коллективом. Эта задача оказалась сложнее, чем я предполагал, и иногда у меня просто опускались руки.
«Мотив» понравился мне из-за простоты и гибкости использования: без дополнительных познаний в программировании можно «лепить, как из пластилина» любые виды электронного документооборота, заточенные под специфику конкретного предприятия. Конечно, для этого пришлось несколько дней изучать руководство по эксплуатации (кстати, очень толково написанное), а потом – тестировать карточки и схемы, прописывая их под конкретный бизнес-процесс.
Регламент использования системы был утвержден директором. Это во многом предопределило удачное внедрение «Мотива» – внедрить такой продукт без поддержки «на самом верху» невозможно. Многие сотрудники отрицательно отнеслись к разрушению старых устоев в документообороте, им казалось, что пробежаться с договором по кабинетам быстрее, чем наблюдать за процессом со стороны.
Через несколько месяцев мы внедрили первую схему документооборота по согласованию договоров. Договоры передавались из отдела в отдел последним согласующим работником, а ответственный исполнитель только следил за перемещением документа в пространстве, читал замечания и забирал его после подписания директором. Внедренная через год схема согласования договоров успешно функционирует и по сей день.
Сейчас в «Мотиве» согласуются десять видов документов, подготавливаются претензии и иски, обслуживаются крупнейшие дистрибьюторы комбината. Срок согласования документов редко превышает один-два дня. Сотрудники привыкли к «Мотиву» и все чаще обращаются ко мне по поводу добавления новых схем рассмотрения.
Хочется отметить, что сам «Мотив» значительно изменился за прошедшие 10 лет – в системе реализованы согласование документов с замечаниями и печать визового листа, значительно уменьшилось количество ошибок при переходе с версии на версию.
К сожалению, на нашем заводе не прижился функционал «Задачи», доведенный разработчиками до совершенства. По моему мнению, внедрение этого раздела «Мотива» будет продуктивно на более мелких бизнес-единицах.
От всей души желаю компании «Мотивэа» дальнейших успехов в бизнесе.
Микояновский мясокомбинат: 10 лет с «Мотивом»
Ременников Илья Генрихович
Заместитель начальника юридического отдела ЗАО «Микояновский мясокомбинат»
