АО «ЛГЭК» ведет операционную деятельность с 2004 года. Компания была образована на базе трех муниципальных предприятий: «Липецкводоканал», «Липецктеплосеть» и «Горэлектросеть» и предоставляет жителям города Липецка услуги по электро-, тепло-, водоснабжению и водоотведению.
В процессе становления компании наличие большого количества входящей документации и необходимость контроля исполнения поручений генерального директора и основных руководителей привели к решению об использовании в деятельности АО «ЛГЭК» системы электронного документооборота. Основными критериями выбора программного продукта были простота и удобство в работе, короткий срок внедрения и обучения пользователей, а также возможность настройки системы «под заказчика», а не её доработка.
В 2005 году по итогам рассмотрения нескольких существующих программных продуктов было принято решение о покупке и внедрении системы электронного документооборота и управления компанией «Мотив» (СОУК «Мотив») компании «Мотивэа».
СОУК «Мотив» обладает интуитивно понятным интерфейсом, позволяет легко и удобно настроить и разграничить права доступа к информации.
Автоматическая порядковая регистрация входящей и исходящей корреспонденции, оперативное согласование и визирование приказов и договоров, создание задач и документов по готовым шаблонам, оперативный контроль за исполнением поручений – это лишь некоторые основные возможности СОУК «Мотив». Функционал системы постоянно развивается, основываясь на пожеланиях и задачах, которые ставят клиенты компании «Мотивэа».
Огромным плюсом системы является возможность хранения больших объемов информации в истории исполнения поручений. Удобный поиск позволяет в минимально короткие сроки находить требуемую информацию в электронном архиве, не поднимая горы бумаг.
Хочется отметить, что внедрение электронного документооборота в АО «ЛГЭК» на базе СОУК «Мотив» позволило, в том числе, оптимизировать бизнес-процессы делопроизводства, так как при настройке механизмов исполнения поручений и согласования документов необходимо четко представлять процесс движения документов в компании.
В АО «ЛГЭК» активно используется механизм библиотеки документов для размещения всех приказов, распоряжений, положений, регламентов по основной деятельности, а также должностных и прочих инструкций сотрудникам с разграничением доступа по подразделениям.
В том числе на базе библиотеки документов в АО «ЛГЭК» создана уникальная для энергопредприятий нашего региона система — база знаний по эксплуатации объектов. В ней размещаются документы по всем инцидентам с эксплуатируемым оборудованием компании, акты расследования аварий, проекты по вновь строящимся и модернизируемым объектам. Это позволяет передавать накопленный опыт вновь принятым сотрудникам, ускорить процесс их обучения, а также принимать оперативные решения в случае возникновения аналогичных ситуаций.
В библиотеке документов также размещаются материалы профильных конференций и семинаров, в которых принимают участие руководители и сотрудники компании. Это необходимо для того, чтобы с ними могли ознакомиться все заинтересованные работники предприятия и в дальнейшем использовать их в производственной деятельности.
В настоящее время в условиях активного роста документооборота, в первую очередь количества заключаемых договоров, перед АО «ЛГЭК» стоит задача сокращения времени визирования юридически значимых документов. Для этого было принято решение в тесном контакте с разработчиками системы апробировать механизм согласования документов в СОУК «Мотив» с использованием электронно-цифровой подписи.
В заключение хочется выразить благодарность коллективу «Мотивэа» за эффективное 10-летнее сотрудничество и надежду на дальнейшее поддержание деловых отношений и плодотворную совместную работу.
Липецкая городская энергетическая компания: 10 лет успешного использования СОУК «Мотив»
С.А. Коваль
Генеральный директор АО «ЛГЭК»
