Первым мы пообщались с представителем компании компании ФСКМ — заместителем генерального директора Демидовым Игорем Евгеньевичем. Аудиозапись интервью доступна в нашем Telegram-канале.

— Как пришли к вопросу автоматизации процессов документооборота и исполнения задачи?

— В первую очередь необходимость возникла из-за того, что в рамках исполнения проекта сотрудники должны иметь одно общее информационное поле и одинаково интерпретировать те или иные распоряжения. Знаю ситуацию, когда 3 человека встретились, поговорили и разошлись, у каждого своё мнение о договоренностях осталось. Чтобы такую ситуацию исключить, необходимо было некое информационное пространство, где сотрудники могли бы вести обсуждение в письменном виде — задавать вопросы, отвечать на них, документы прикреплять. 

На тот момент у меня был опыт работы с «Мотивом» около 10 лет, не меньше. Тогда рассматривал разные системы, сейчас уже не вспомню. Но одни были сложные, другие были дорогие, третьи — неудобные. С сотрудниками советовался, в итоге пришли к тому, что «Мотив» оказался оптимальной системой по функционалу, интерфейсу, логичности, интуитивной доступности и цене, конечно.

— То есть, не только на стоимость ориентировались?

— Цена не была решающей. Я вам скажу так, можно было купить и более дешевое, и мы рассматривали такие решения, но главным критерием был функционал и легкость освоения сотрудниками.

— Какие неожиданные эффекты от внедрения получили?

— Неожиданный, точнее в меру неожиданный эффект — это отрицательная реакция сотрудников на это дело. Внедрение системы привело к кадровому изменению персонала среднего звена. Это, наверное, был несколько неожиданный эффект. 

Я ожидал, что многие сотрудники отнесутся с большим энтузиазмом к этой системе, с большим пониманием. Потом я понял, что когда человеку приходится всю свою работу «выставлять на витрину», вся его деятельность становится видна другим: его интенсивность работы, все его ошибки и «косяки», его реакции на те или иные входящие. Некоторые сотрудники этого попросту не выдержали, человека 4 в итоге отказались.

— Просто распрощались с этими сотрудниками?

— Конечно, потому что либо все работают в единой дисциплинарной системе, либо ищут себе другое место, более комфортное для работы. Но, действительно, с внедрением системы некоторые сотрудники почувствовали сильный дискомфорт. Если раньше можно было спрятаться за фразами «я такого не говорил» или «я не так говорил», то здесь уже всё гласно. 

Он ввёл комментарий, записал, и его уже видят все в рамках полномочий. Он не может его изменить, все изменения фиксируются, то есть сотрудник понимает, что он уже не сможет сказать: «я так не говорил», «я этого не говорил», «я это не получал» и так далее. Его эффективность на поверхности и для всех очевидна, для многих сотрудников это было неприятной неожиданностью.

— Как новые сотрудники вливаются в работу в системе?

— Они уже приходят в готовую и работающую систему, у них просто нет другого выбора. Им говорят — «мы работаем так, работать вы будете так и так. У вас открывается учетная запись, в которой вы работаете. Значит, все ваши действия, которые не отражены в «Мотиве», они не существуют. То есть, если в «Мотиве» нет каких-то действий по задаче, вы по этой задаче ничего не делали, и дальше, соответственно, делается вывод».

Поэтому все «на берегу» уже знают эти условия, либо они на них соглашаются, либо нет. Если нет, то не становятся нашими сотрудниками, если да — то да. Процесс обучения достаточно быстрый, базовыми функциям «Мотива», на это уходит несколько дней.

— Вопрос по масштабированию, пробовали своими силами систему развивать, кастомизировать? Как оценить возможности администрирования, если пробовали?

— На заре, лет 20 назад, когда я только  начал  заниматься автоматизацией процессов управления, я занимался этим сам. Тогда был опыт масштабирования, но сейчас у нас достаточно постоянный состав, не было необходимости . Тем более самому. Проще к вашим сотрудникам обратиться, они нам масштабируют грамотно.

— До и после «Мотива» — какие преимущества самые важные почувствовали для себя?

— Самое первое и самое важное — появилась единая база данных, единый документооборот, база документов. Вот «библиотека» — это очень важный инструмент. Каждый сотрудник имеет свою папку и перекрестные папки. В общем, появилось единое информационное поле, это сняло массу головной боли, особенно у проектных менеджеров. Уже через пару месяцев после внедрения все почувствовали удобство работы с единой базой документов. Почувствовали положительные изменения. 

Документы не теряются, даже если бумажный документ недоступен в данный момент. Можно всегда из любой точки зайти к себе в учетку и в библиотеке найти нужный документ, либо в задаче найти нужный документ. С точки зрения пользования информацией стало, конечно, намного удобнее. 

Исчезли управленческие ошибки у руководителей проектов. Не совсем исчезли, а скажем так, резко сократились. Бывает всякое, конечно, но ошибки видны, есть что обсуждать.

— Повышена прозрачность была, как минимум?

— Да-да, прозрачность абсолютная здесь. Вот именно за счет того, что есть возможность письменно общаться короткими сообщениями внутри задачи — один написал, второй ответил, третий прокомментировал. Вот это, конечно, упростило работу, сделало её более прозрачной, сократило количество ошибок.

— В целом, если анализировать текущее состояние, какие процессы наиболее активно ведутся в системе?

— Это как раз переписка по задачам, управление документооборотом, хранение документов в библиотеке — это всё самое активное сейчас.

— Какие электронные документы наиболее массово проходят рассмотрение в системе?

— Рабочая переписка, приказы, распоряжения.

— То есть канцелярия?

— Да, канцелярия работает очень хорошо с системой.

— Какие показатели эффективности достигли?

— Количество переделок уменьшилось существенно. Раньше же бывало так: изделие приехало на объект и не встает, не залезает, начинаем выяснять, а чей был «косяк», а кто так намерил и так далее. Сейчас такого практически нет.

— Что касается интеграции, настраивали связь с внешними или внутренними сервисами?

— Пользуемся иногда функцией «внешние пользователи». У нас долгосрочные контракты есть, и, соответственно, контактные лица из компаний-партнеров подключаются как внешние пользователи, что тоже очень удобно. По электронной почте тоже некоторые сотрудники интегрированы.

— Как оцените уровень поддержки с нашей стороны?

— Поддержка мне нравится, оперативно отвечают, разжевывают, рассказывают. У меня на вашем сервере это все, поэтому совсем удобно, обновления автоматически идут, и с защитой информации всё хорошо. Я считаю, что поддержка на хорошем уровне.

— По поводу перехода на другое программное обеспечение. Были такие мысли?

— Нет, не было, а зачем менять хорошее на новое?

— И последний вопрос, кому бы рекомендовали наш продукт?

— Смотрите. По опыту моего внедрения я понял, что если руководитель организации сам лично не заинтересован, даже не руководитель, даже выше — инвесторы, бенефициары не заинтересованы в такой системе, то никто ее внедрить не сможет. Это должно идти с самого верха, потому что сотрудники иногда сопротивляются наведению порядка, а эта система именно наводит порядок. 

Вот поэтому я бы рекомендовал ее руководителям и учредителям предприятий, в общем, людям, принимающим решения, и людям, от которых зависит эффективность работы компании. Я так понимаю, «Мотив» — очень гибкая система, как конструктор. 

Что касается профильной компании, то, мне кажется, система может быть настроена вообще в любой компании: производственные, банки, финансовые учреждения. 

— Да, на разнообразие указывает наш текущий опыт.

— Тоже одна из причин, почему мы выбрали. Гибкость и адаптивность очень высокая.

Читайте также другие интервью в нашем блоге:

1. Пообщались с начальником отдела информационных технологий Болговым Сергеем Евгеньевичем из ООО «Центр экологической безопасности». Интервью особенно интересно будет представителям отрасли ЖКХ и тем, кто задумывается об архивном хранении документов — по ссылке.
2. Как софт проникает в ДНК (компании)? Своим успешным опытом автоматизации поделился управляющий аптечной сети «Здоровье» — Мерзликин Сергей Владимирович — по ссылке.
3. Интервью с Дмитрием Поповым, системным администратором компании «Р-Логистик». Мы обсудили преимущества электронного документооборота перед бумажным, когда возникает необходимость переходить с одного на другой. Также обсудили внедрение и обучение новых пользователей системы, автоматизацию процесса отслеживания заказов и многое другое по ссылке.