Мы пообщались с представителем компании ООО «Центр экологической безопасности» — начальником отдела информационных технологий Болговым Сергеем Евгеньевичем. Аудиозапись интервью доступна в нашем Telegram-канале.
— Как пришли к вопросу автоматизации процессов, какие были предпосылки?
— Накопление большого количества документации, поступающей от министерства, непосредственно курирующего сферу ЖКХ Белгородской области. Плюс, ещё мы сидели на бесплатном программном продукте, который не позволял нам, скажем так, освоить большой функционал.
— То есть были запросы, которые бесплатная система не смогла покрыть?
— Она не могла наши потребности, скажем так, разжевать.
— В результате выбрали «Мотив», вопрос — почему? Есть какие-то важные факторы, повлиявшие на такое решение?
— Первое, администрация с ним очень плотно работает. Второе, у нас большая часть персонала пришли с администрации, всех устраивал «Мотив» и его функционал.
— Какие неожиданные эффекты получили от внедрения?
— Наверное, первое — это процесс работы, быстро ставились задачи, быстро их решали, еще возможность отчетов есть, полные отчеты. Настройка «Мотив» была для нас простой, и она нас устраивала полностью.
— Наверняка были сотрудники, которые сопротивлялись внедрению? Как вот с такими «палками в колесах» боролись?
— Всё элементарно, если кому-то не нравится — до свидания.
— Получается административный ресурс?
— Просто у нас был руководитель, и он конкретно сказал, что «ребята, работаем в этой программе. Кого не устраивает, идите». Никто не ушел, все начали работать в «Мотиве».
— Всегда есть «текучка» кадров. Как быстро новые специалисты вливаются в работу в системе?
— Без проблем. В течение недели специалист уже понимает, как обработать, например, запрос министерства ЖКХ, запросы с УК, служебки. Всё это быстро решается, обучаются стремительно.
— Обучаются они внутренними инструментами?
— Да-да, внутренними инструментами.
У нас уже, скажем так, есть определенные люди, которые в каждом отделе имеют большой опыт, и эти же люди просто-напросто обучают сотрудников.
— По поводу самостоятельной настройки. Что-то настраивали? Если «да», как оцените возможности администрирования?
— Самостоятельно донастраивали, например, определенные служебные записки. Потом у нас обращения через ГИС ЖКХ, то же самое — ветки себе сделали. Настраивается всё просто, можно делать дубли объектов системы с дальнейшими поправками по конкретным процессам.
— До и после «Мотива», какие преимущества на себе почувствовали?
— Первое, почувствовали сразу — это по отчетам, выгрузкам отчетов и хранением всех документов, хранением документов в архивах. То есть, мы можем обратиться к архиву.
К примеру, в той же бесплатной системе, в которой работали до Мотива, это было частично. Если подгружаешь туда документ, он занимает определенный объём. Вот это всё накапливалось, сервер не справлялся, и приходилось чистить базу, вычищали предыдущие года, то есть он сразу затирал файлы.
У «Мотива» такой проблемы нет. У нас всё на хостинге «Мотива» — быстрая техподдержка, хранение документов. У нас уже хранятся, по-моему, с девятнадцатого года, когда мы внедрили «Мотив».
Возможность отчетов, возможность гибкой настройки. Ну, по крайней мере, нас всё устраивает.
— Получается, есть определенные самые важные процессы, которые в системе сейчас внедрены. Вот какие наиболее активно ведутся?
— Входящая корреспонденция, это всё отписывается разным подразделения. У нас есть в районах 45-47 сотрудников, все элементарно работают в «Мотиве», то есть вообще без проблем понимают.
— Простая коммуникация между сотрудниками, она более эффективной стала?
— Пример приведу, сейчас запланировали мы корпоратив. Можно было создать чат в мессенджере, можно было на почту разослать, но мы создали задачу и разместили там вопрос — «Кто пойдет?». Каждое подразделение сбросило быстро список сотрудников, всё это аккумулировали, сложили. В итоге у нас вышло, что где-то процентов 90 сотрудников идут на корпоратив. Всё классно, всё быстро.
— Базовая задача, но при этом очень легко решается.
— Всё через «Мотив».
— По поводу интеграции. Какие-то настраивали интеграции, либо может есть планы?
— Хотелось бы интегрироваться, но пока ограничены тем, что нам нужно запросить денежные средства на определенные виды работ и услуг. До этого запрашивали на интеграцию, нам отказывают пока.
— Желания просто пока не финансируются, понятно.
— У нас пока наше желание, скажем так, не встречает понимания «вверху». Нам не дают отмашку на наши «хотелки».
— Как можете оценить уровень поддержки?
— У меня проблемы с ними нет. Если есть какие-то проблемные моменты, я могу позвонить непосредственно менеджеру, создать заявку. У нас есть личный кабинет на портале поддержки, там создаем заявку.
В принципе, всё это быстренько, всё работает. Так как мы организация ресурсоснабжающая, нам нужно это всё быстро, в ускоренном темпе, то есть обработка запросов проходит быстро, проблемы решают оперативно.
— Были такие мысли о переходе на другое решение?
— Я честно скажу, что пока у нас даже не было мысли переходить на какое-то другое программное обеспечение, так как всех пока устраивает «Мотив».
— Кому вы рекомендовали наш продукт?
— По опыту — это, наверное, УК, транспортные компании, которые, к примеру, перевозят мусор.
Читайте также другие интервью в нашем блоге:
- Мы пообщались с представителем компании ФСКМ — заместителем генерального директора Демидовым Игорем Евгеньевичем. Обсудили вопросы внедрения системы, интеграций и полученные результаты — по ссылке.
- Как софт проникает в ДНК (компании)? Своим успешным опытом автоматизации поделился управляющий аптечной сети «Здоровье» — Мерзликин Сергей Владимирович — по ссылке.
- Интервью с Дмитрием Поповым, системным администратором компании «Р-Логистик». Мы обсудили преимущества электронного документооборота перед бумажным, когда возникает необходимость переходить с одного на другой. Также обсудили внедрение и обучение новых пользователей системы, автоматизацию процесса отслеживания заказов и многое другое по ссылке.
