Сотрудники НПФ «ГАЗФОНД» работают с системой МОТИВ с июня 2006 года по настоящее время. Изначально мы купили лицензию на 100 пользователей. Однако после этого к общему числу пользователей были добавлены сотрудники управляющей компании и удаленного филиала фонда, расширился штат самого пенсионного фонда, изменилась структура подразделений. В итоге нам понадобилось купить дополнительную лицензию еще на 50 пользователей.
Система МОТИВ решила многие проблемы и сложности в работе подразделений фонда, в частности и в большей части в работе отдела канцелярии. Упростился процесс назначения резолюций к документам, автоматизировались регистрация и поиск в документообороте. Уменьшился объем документов на бумажном носителе, на смену которому пришли документы в отсканированном электронном виде. Руководители подразделений периодически получают от делопроизводителей отчеты об исполнении поручений и обработке документов.
Скажем честно, внедрять новую систему среди сотрудников фонда по началу было идеологически не так просто. Как нелегко приучать человека к чему-либо новому и неизвестному. Но в процессе знакомства с системой и с пониманием механизма работы пришло и одобрение сотрудников. В настоящее время как рядовые работники фонда, так и руководители активно пользуются преимуществами работы в системе МОТИВ.
Трудно количественно оценить повышение эффективности и скорости работы после внедрения системы, но с уверенностью можно сказать, что это весьма ощутимые изменения в лучшую сторону.
Для нашей работы наиболее интересным оказалось развитие системы отчетов в документообороте, о чем мы сразу сообщили службе технической поддержки. После этого разработчики немедленно приступили к реализации недостающего функционала. Пожелания и предложения по улучшению работы системы возникают постоянно, так как нет предела совершенству. С повышением интенсивности работы и увеличением объема документов фонда появляются новые требования, которые мы также незамедлительно сообщаем службе поддержки. Приятно отметить, что разработчики в свою очередь своевременно реагируют на наши пожелания. Это показывает практика плотного сотрудничества с компанией в течение более полугода.
Компания «Газфонд»
коллектив компании
