Электронный документооборот «МОТИВ»

Полный жизненный цикл электронного документа в системе ЭДО «Мотив»

 

Система документооборота «Мотив» ускоряет согласование документов в 20 раз. Удобная маршрутизация и быстрый интерфейс. Документы попадут по назначению и в срок. Все функции системы электронного документооборота «Мотив» доступны в демо-версии.

Попробовать бесплатно
Система  «МОТИВ» автоматизирует работу со всеми типами документов:

• Входящие документы — поступившие в организацию извне. Классифицируются:
  • По способу доставки: факс, курьер, Почта России, личный приём, электронная почта, корпоративный сайт, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО), единая система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ).
  • По принадлежности к источнику поступления: из вышестоящих организаций, из подведомственных организаций и филиалов, от сторонних организаций и физических лиц.
• Исходящие документы — для отправки в сторонние организации или физическим лицам.
• Внутренние документы — для использования внутри организации (договоры, организационно/нормативно-распорядительные документы, приказы, распоряжения, постановления, протоколы совещаний, протоколы поручений, инструкции, регламенты, служебные записки, доверенности, заявки).

 

Описание работы системы

• Создание документов
  • Инструменты, упрощающие создание документов
  • Интеграция с электронной почтой
  • Сканирование
  • Интеграция с сайтом
• Работа с резолюциями на примере входящей корреспонденции
• Согласование документов на примере работы с договорами
• Мобильные решения
• Поиск
• Отчеты
• Электронный архив документов
• Заключение

1. Создание документов

Работа с документом в Системе начинается с его создания. Для описания документов используются регистрационные карточки, в которые заносятся различные сведения (дата регистрации, корреспондент, краткое содержание). К документу может быть прикреплена электронная копия бумажного оригинала. Для этого в каждой карточке документа предусмотрен специальный раздел Файлы.

Регистрационная карточка входящего документа

Регистрационные карточки документов создаёт администратор документооборота системы (в удобном графическом интерфейсе без программирования). Для каждой регистрационной карточки можно задать перечень реквизитов, схем движения документа и правил формирования автоматической нумерации.

Редактор регистрационных карточек документа

Редактор маршрутных схем позволяет создать произвольное количество этапов рассмотрения документа и задать индивидуальные параметры для каждого из них (список участников, последовательное или параллельное согласование и многое другое). Для настройки рабочих процессов не требуется специализированных знаний — вся работа интуитивно понятна и проста. «МОТИВ» позволяет быстро настроить даже сложный многоступенчатый процесс согласования договора.

Редактор маршрутных схем документов

Возможно не только создание документов пользователями в интерфейсе Системы, но и автоматический импорт документов из сторонних приложений, что позволяет значительно оптимизировать ведение документооборота в крупных компаниях.

 

1.1. Инструменты, упрощающие создание документов

Для облегчения и ускорения процедуры создания документов в Системе используют:

• автоматическое формирование регистрационного номера документа на основании подготовленных шаблонов регистрационных номеров;
• создание документа на основе уже существующего, с автоматическим заполнением полей по заранее настроенным правилам;
• установление связей (ссылок) на ранее зарегистрированные документы, автоматическое создание встречных связей;
• создание документа по шаблону (для оперативного создания однотипных документов);
• возможность автоматической проверки на уникальность с целью исключения дублирования;
• заполнение реквизитов документа значениями из справочников;
• ведение древовидных (иерархических) справочников, в том числе номенклатуры дел;
• контекстный поиск в полях регистрационной карточки;
• контроль правильности заполнения полей, выдача предупреждений и в случае ошибки;
• автоматическое заполнение некоторых полей предопределенными значениями (в том числе на основе динамических правил).

После создания документ начинает движение по организации в соответствии с принятой схемой рассмотрения документов.

1.2. Интеграция с электронной почтой

Пользователь системы может настроить интеграцию с электронной почтой. Документы будут создаваться по письмам, приходящим на опрашиваемый почтовый ящик.

Примеры типовых опрашиваемых почтовых ящиков: личный, канцелярии, технической поддержки, отдела продаж, для резюме претендентов на вакансии.

При настройке интеграции указывают параметры доступа к почтовому ящику, опрашиваемую папку и шаблон, по которому в системе «МОТИВ» будет автоматически создаваться документ или задача. В шаблоне определяют тип задачи (документа), настраивают сопоставление между полями письма и полями задачи (документа). Для документов в шаблоне дополнительно задают маршрутную схему.

Настройка автоматической регистрации задач и документов из электронной почты

Статистика опроса почтового ящика

 

1.3. Сканирование

В системе реализован механизм, позволяющий в ОС Windows сканировать файлы и автоматически прикреплять их к задачам и документам.

Для работы со сканером установите приложение MotiwareAgent. Ссылка на скачивание приложения доступна в пункте меню Инструменты → Клиентские приложения. MotiwareAgent автоматически будет открывать окно настроек сканирования при нажатии кнопки  (Сканировать) в карточке задачи или документа.

В результате сканирования будет создан многостраничный файл в формате PDF. Он автоматически отобразится в окне создания/редактирования объекта Системы.

Если к компьютеру подключено несколько сканирующих устройств, перед началом работы можно выбрать одно из них, щелкнув по значку агента в системной панели Windows. Можно также использовать в качестве устройства для сканирования веб-камеру. Для этого понадобится установить на компьютер пользователя TWAIN- или WIA- драйвер камеры.

Для удобства работы файлу можно присвоить описание,  оно будет отображаться в окне создания и редактирования объекта Системы вместо названия файла. В объекте Системы с полученным файлом можно совершать все стандартные операции.

 

1.4. Интеграция с сайтом

Наличие открытого документированного API позволяет интегрировать «МОТИВ» с любыми программными продуктами. В качестве примера рассмотрим интеграцию системы «МОТИВ» с порталом взаимодействия с гражданами и бизнесом (далее — Портал).

Портал предназначен для:

• взаимодействия с юридическими и физическими лицами при оказании государственных услуг региональными органами власти;
• уменьшения сроков оказания государственных услуг, повышения их прозрачности и получения обратной связи от потребителей.

 

1.4.1. Регистрация на Портале

Регистрация пользователя на Портале

 

1.4.2. Создание нового обращения на Портале

Регистрация обращения

 

1.4.3. Автоматическое создание задачи в системе «МОТИВ»

После создания обращения в системе «МОТИВ» автоматически создаётся задача, поля которой содержат реквизиты пользователя Портала и информацию из зарегистрированного обращения.

Карточка автоматически созданной задачи в системе «МОТИВ»

Данные о процессе работы над задачей автоматически транслируются на Портал по заранее настроенным правилам.

 

1.4.4. Просмотр обращений на Портале

Просмотр списка обращений

Пользователь может просматривать свои обращения через интерфейс Портала. Портал автоматически информирует пользователя об изменениях в его обращениях.

 

1.4.5. Краткое описание настройки

В таблице «Маппинг полей» Портала задается соответствие между полями Портала и объектами системы «МОТИВ». Передачу данных между системой «МОТИВ» и Порталом с помощью API-функций выполняет специальный скрипт.

Типы данных Портала

Скрипт, вызывающий API-функции

 

2. Работа с резолюциями на примере входящей корреспонденции

Поступивший в организацию документ принимается, регистрируется и направляется на рассмотрение соответствующему сотруднику (как правило представителю руководства).

Участникам рассмотрения документ доступен в пункте меню Документы мне на рассмотрение. Пользователь может настроить внешний вид списка документов:

• выбрать группировку по типу документа, дате регистрации, контрагенту или любому другому реквизиту регистрационной карточки;
• настроить видимость, порядок и ширину колонок таблицы, а также способ сортировки данных в них.

Список документов пункта меню «Документы мне на рассмотрение»

После того, как документ поступил на рассмотрение, рассматривающий его сотрудник определяет, кто, что и в какой срок должен выполнить. Управленческое решение оформляется резолюцией.

Секретари (помощники) или сами руководители могут создать резолюцию по документу, указав в ней рабочую группу, срок исполнения и сопроводительный текст (необходимые указания и пояснения). Для экономии времени при заполнении полей резолюций могут использоваться заранее созданные стандартные тексты. После создания резолюции документ автоматически пересылается рабочей группе.

Создание резолюции

В документе можно создавать произвольное количество резолюций, уточняющих порядок его исполнения. Ответственный руководитель резолюции может выносить собственные резолюции, детализируя (перепоручая) поставленную ему задачу. Так образуется многоуровневая структура поручений, отображающаяся в Системе в виде иерархического дерева. Документ направляется непосредственным исполнителям в соответствии с иерархией резолюций.

Дерево резолюций по документу

Система «МОТИВ» позволяет создавать по документу любое количество поручений:

• Резолюции и подчинённые резолюции;
• Проекты резолюций (предварительные варианты резолюций, требующие утверждения);
• Контрольные точки в резолюциях по документам;
• Сообщения в ленте действий резолюций по документам.

Пользователь может настроить папки с поручениями – определить перечень отображаемых столбцов, использовать фильтры для автоматического помещения поручений в соответствующие папки.

Примеры:

• Поручения с истекшим сроком исполнения (просроченные);
• Поручения мне и от меня;
• Поручения, требующие особого внимания;
• Новые поручения;
• Папки в зависимости от требуемых действий (пример: ознакомиться, исполнить, контролировать, визировать, подписывать).

Иерархия папок с фильтрами позволяет упорядочить большое количество поручений и контролировать их исполнение.

Список задач (поручений)

Календари системы позволяют контролировать сроки выполнения поручений, а также вести личный ежедневник с записями о планируемых встречах и совещаниях. Помощник и руководитель могут работать в общих календарях. Календари можно использовать для бронирования ресурсов (резервирование конференц-зала, использование служебного автобуса).

Календарь пользователя

Вся переписка между исполнителями поручения фиксируется и доступна в ленте действий.

Пример ленты действий

Возможна настройка автоматической рассылки напоминаний о различных событиях. Пользователи сами настраивают, как и какие оповещения они будут получать. Система автоматически информирует пользователя о приближении сроков рассмотрения документов и исполнения поручений.

Индивидуальная настройка оповещений

Результатом работы над входящим документом может быть подготовка внутреннего документа или ответа в стороннюю организацию (исходящего документа). Система автоматически устанавливает ссылки межу связанными документами.

Исполнители отправляют авторам резолюций отчёты (доклады) о выполнении. Авторы оценивают результат выполнения и принимают решение о дальнейшей судьбе поручений − принимают его или возвращают на доработку. Система автоматически фиксирует даты отправки докладов и фактические сроки завершения работы над поручениями.

Система позволяет настроить реквизиты отправляемого доклада.

Отправка расширенного доклада

По завершении работы над входящим документом он прикрепляется к делу и затем отправляется в архив. Использование в организации номенклатуры дел не является обязательным условием.

 

3. Согласование документов на примере работы с договорами

«МОТИВ» позволяет автоматизировать все основные этапы работы с договорами – от подготовки и согласования до контроля исполнения обязательств.

Типовые стадии работы с договорами:

• создание проекта документа,
• согласование проекта документа,
• доработка проекта документа,
• подписание электронного или бумажного документа,
• регистрация документа,
• отправка и контроль возврата документа,
• перевод на исполнение,
• контроль исполнения условий договора,
• прикрепление документа к делу,
• хранение документа в архиве.

Согласование может происходить параллельно (одновременно), последовательно или комбинировано. Жизненный цикл документа задаёт маршрутная схема. Возможно формирование произвольного состава участников рассмотрения — при создании документа или в процессе его согласования.

Выбор маршрутной схемы в форме создания документа

Участникам согласования документ доступен пункте меню Документы мне на рассмотрение.

Список документов пункта меню «Документы мне на рассмотрение»

Краткое описание вкладок документа:

• вкладка Карточка документа содержит реквизиты документа;
• вкладка Маршрут содержит информацию о согласовании документа;
• во вкладке Файлы выполняется работа с версиями файлов;
• во вкладке Журнал фиксируются внесенные в документ изменения.

 

Пример маршрута согласования договора

Если пользователь удовлетворен содержанием проекта, он может согласовать его, в том числе с применением персональной электронной подписи (поддерживаются любые криптопровайдеры, использующие Microsoft CryptoAPI).

Операции над документом

К регистрационной карточке документа можно прикреплять файлы, содержащие замечания и предложения. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет отслеживать создание новых версий файлов и возвращаться к предыдущим редакциям.

Работа с версиями файлов

Делегирование полномочий позволяет передать часть своих задач доверенным лицам (заместителям и секретарям) по заранее настроенным правилам. Один пользователь может замещать другого в течение определенного времени или на постоянной основе.

Настройка правил делегирования согласования договоров с суммой менее 100 000 рублей

Текст документа можно выгрузить из Системы. При этом реквизиты документа автоматически скопируются в результирующий файл.

Пример шаблона договора

Другие возможности:

• печать информации о ходе согласования документа;
• отправка документов по электронной почте из интерфейса системы.

 

4. Мобильные решения

Интерфейс для мобильных устройств предоставляет доступ ко всем основным сценариям работы с документами (в том числе к согласованию и контролю за их исполнением). Мобильный интерфейс системы «МОТИВ» совместим со всеми популярными браузерами.

Согласование в мобильном интерфейсе

 

5. Поиск

Система предоставляет широкие поисковые возможности, позволяющие быстро получить доступ к любой информации, накопленной и сохранённой в базе данных.

В системе поддерживается:

 

1. Параметрический поиск документов и поручений по реквизитам и их произвольному сочетанию.

 

 

2. Полнотекстовый поиск документов, поручений, пользователей, записей справочников и других объектов Системы по учётным реквизитам и содержимому (вложениям) файлов.

 

 

3. Контекстный поиск в активном пункте меню.

 

Поиск документов

Поиск пользователей

 

4. Скоростной контекстный поиск в полях документов и задач.

Поиск выполняется с учётом морфологии русского языка. Синтаксис запросов совпадает с правилами самых распространённых поисковых систем. Возможности поиска информации для каждого пользователя определяется в соответствии с правами доступа.

Над результатами поиска могут выполняться операции:

• выгрузка данных в Excel и Word;
• email рассылка;
• группировка данных и формирование аналитики.

 

6. Отчеты

Система хранит данные, описывающие сам документ и весь процесс работы с ним: от регистрации до хранения в архиве. Система отчетности позволяет на основании этих данных получать аналитическую информацию, которая может быть использована для принятия важных управленческих решений.

Отчеты по документам:

• Статистика по документам — получение развёрнутой статистики по документам с разбивкой на этапы жизненного цикла документа.

• Документы мне на рассмотрение — отображение документов, в рассмотрении которых участвует пользователь.
• Документы мне на исполнение — отображение документов, в исполнении которых участвует пользователь.
• Мои рассмотренные документы — отображение рассмотренных пользователем документов, не отправленных в архив.
• Документы для сведения — отображение документов, доступных пользователю для ознакомления.
• Все документы на рассмотрении — список документов, находящихся на рассмотрении.
• Все документы на исполнении – список документов, находящихся на исполнении.
• Контроль рассмотрения моих документов – список документов, созданных пользователем.
• Общий реестр документов – список документов, зарегистрированных в определенном подразделении.
• Расширенный общий реестр – список документов, зарегистрированных в определенном подразделении, с отображением всех задач по рассмотрению каждого документа.
• Архив документов – отображение архивных документов.

Отчеты по задачам:

• Полный отчет — получение информации об объеме работ подразделений и конкретных пользователей за определённый период.

• Действия по моим поручениям — получение ленты действий по задачам за определённый период.
• Просроченные задачи — получение списка открытых задач, на текущий момент не завершённых в срок.
• Активные задачи пользователей — вывод активных на данный момент задач конкретных пользователей.
• Лента действий — просмотр последних действий по текущим задачам пользователей.
• Задачи по подразделениям —получение списка открытых и завершённых задач, в которых участвуют пользователи выбранного подразделения.

• Исполнено, но просрочено — формирование статистики невыполнения в срок задач.
• Статистика по задачам пользователя — статистика участия в задачах пользователей за определённый промежуток времени.

7. Электронный архив документов

Система электронного архива компании существенно снижает трудозатраты на хранение архивной документации и облегчает работу с базой накопленных знаний. В числе возможностей системы «МОТИВ»:

• Единое хранилище документов компании;
• Потоковый ввод документов (сканирование, автоматическое распознавание с сохранением сложного форматирования);
• Хранение внутренних организационных и нормативных документов;
• Быстрый поиск в архиве;
• Возможность массового переноса электронных документов из сторонних систем.

Заключение

«МОТИВ» поддерживает полный жизненный цикл работы с документами. Система адаптируется к особенностям делопроизводства любой компании: государственного учреждения или коммерческой структуры.

Преимущества «МОТИВ» — легкость обслуживания и возможность доработки функционала собственными силами заказчика. Открытый API обеспечивает интеграцию системы «МОТИВ» с любыми информационными системами.