С 1 сентября 2024 года физические лица, действующие по доверенности от организации или индивидуального предпринимателя, подписывать электронные документы смогут только электронной подписью (КЭП) физлица с приложением машиночитаемой доверенности (источник — https://www.nalog.gov.ru/).
МЧД оформляется в соответствии с установленным форматом и заверяется электронной подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя, далее — создается в формате XML. В ней прописываются полномочия, которые предоставляются доверенному лицу. Машиночитаемая доверенность позволяет автоматизировать процессы подтверждения полномочий и снижает риски, связанные с использованием бумажных документов.
Создание машиночитаемой доверенности регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и другими нормативными актами. Вот несколько вариантов создания:
1. Использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) является одним из основных инструментов для создания и подписания электронных документов, включая МЧД. Для создания Машиночитаемой доверенности с использованием КЭП необходимо выполнить следующие шаги:
- Подготовить текст доверенности на бумажном носителе и заверить его у нотариуса;
- Перевести бумажный документ в электронный вид с помощью специального программного обеспечения;
- Заполнить электронную форму доверенности, указав необходимые данные о доверителе, доверенном лице и других участниках процесса;
- Подписать доверенность с помощью КЭП доверителя;
- Отправить МЧД доверенному лицу по электронной почте или через другие каналы связи.
2. Применение простой электронной подписи (ПЭП) для создания МЧД, но её использование ограничено некоторыми требованиями и ограничениями. Например, ПЭП не может подписывать документы, которые требуют нотариального заверения. В случае с машиночитаемой доверенностью ПЭП может быть применима для документооборота внутри организации.
3. Существуют сервисы, которые предоставляют услуги по созданию и подписанию электронных документов, включая МЧД. Такие сервисы могут быть полезны для организаций, которые не имеют собственных систем электронного документооборота.
МЧД в системах электронного документооборота. Некоторые СЭД предоставляют возможность подписания МЧД непосредственно в системе, что упрощает процесс создания и управления электронными документами. Разберем, как работа с МЧД реализована в системе “Мотив”.
Каждый пользователь системы в личных настройках может добавить неограниченное количество МЧД со сроком действия и описанием.
Добавленные МЧД пользователя используются при подписании документов КЭП. Если добавлено несколько машиночитаемых доверенностей, то при подписании пользователю будет доступен выбор из списка добавленных МЧД.
Если срок выбранной МЧД истек, то пользователь будет об этом проинформирован.
После подписание МЧД хранится в контейнере вместе с файлом и ЭЦП. Данные о подписи вместе с файлом машиночитаемой доверенности можно выгрузить в любой момент времени. МЧД не удаляется из подписанных документов при ее удалении из личных настроек пользователя.
Машиночитаемые доверенности имеют ряд преимуществ по сравнению с бумажными:
Скорость и удобство. МЧД позволяет быстро передавать полномочия на осуществление действий от одного лица другому в электронном виде, что значительно ускоряет процесс и избавляет от необходимости физического обмена документами.
Снижение риска ошибок. Электронный формат уменьшает вероятность ошибок, связанных с неправильным заполнением или потерей документа.
Экономия ресурсов. Использование МЧД сокращает затраты на печать, доставку и хранение бумажных документов.
Повышение безопасности. Электронные документы можно защитить с помощью электронной подписи и шифрования, что обеспечивает высокий уровень безопасности.
Простота архивирования и поиска. Машиночитаемую доверенность легко хранить и искать с помощью инструментов СЭД.
Автоматизация процессов. МЧД может быть интегрирована с другими системами, что позволяет автоматизировать процессы и повысить эффективность работы.
Машиночитаемая доверенность представляет собой более удобный, безопасный и эффективный инструмент для передачи полномочий в сравнении с бумажной доверенностью.
