В предыдущей статье мы подробно рассказали о локальных актах, которые необходимо разработать при внедрении системы электронного документооборота. Одним из важных документов является план внедрения СЭД, и для его подготовки компания должна заранее определить этапы реализации проекта. Ниже мы рассмотрим основные этапы внедрения СЭД и их особенности. 

1. Анализ бизнес-процессов.

Начинается любой проект по внедрению систем автоматизации с анализа текущих бизнес-процессов организации, в случае СЭД — связанных с обработкой документов. Это позволит определить, какие функции СЭД будут наиболее полезны для компании, и разработать требования к системе.

Анализ может включать в себя следующие шаги:

• Изучение существующих процессов обработки документов (входящих, исходящих, внутренних, договоров и т.д.).
• Выявление проблем и недостатков этих процессов.
• Определение требований к СЭД (функциональность, интеграция с другими системами, безопасность и т.д.).

Результатом анализа должен стать документ, описывающий требования к системе электронного документооборота, например, драфт технического задания. Этот документ будет использоваться на следующих этапах внедрения.

2. Выбор СЭД.

После определения требований необходимо выбрать подходящую СЭД из множества доступных на рынке. При выборе системы следует учитывать следующие факторы:

• Функциональность (поддержка необходимых функций).
• Стоимость (лицензии, поддержка, обучение).
• Интеграция с существующими системами (ERP, CRM и т. п.).
• Безопасность (шифрование, аутентификация, авторизация).
• Простота использования (интуитивный интерфейс, обучающие материалы).

Выбор СЭД может быть сложным процессом, поэтому рекомендуем обратиться к специалистам по внедрению СЭД. 

3. Проектирование системы.

По результатам первых двух этапов разрабатывается концепция СЭД, которая определяет цели, задачи, принципы работы и основные функции системы.

Проектирование включает в себя разработку архитектуры СЭД, определение ролей пользователей, создание схемы документооборота и утверждение окончательных требования к системе. Архитектура СЭД определяет, как будут взаимодействовать различные компоненты системы (серверы, базы данных, приложения). Схема документооборота описывает потоки документов между пользователями и подразделениями организации, что позволяет визуализировать и оптимизировать процессы работы с документами.

На основе разработанных концепций и требований составляется техническое задание на внедрение СЭД. В нём подробно описываются все аспекты системы, включая функциональность, интерфейсы, интеграцию с другими системами и т. п. Техническое задание проходит согласование с заинтересованными сторонами и утверждается заказчиком. 

4. Подготовка инфраструктуры.

На этом этапе происходит подготовка технической инфраструктуры организации к внедрению СЭД. Это включает в себя:

• анализ существующей ИТ-инфраструктуры и определение требований к новой системе;
• выбор оборудования и программного обеспечения, которые будут использоваться для работы СЭД;
• настройку серверов, рабочих станций и других компонентов инфраструктуры;
• обеспечение безопасности данных и защиту от несанкционированного доступа;
• тестирование работоспособности и устранение возможных проблем.

5. Установка и настройка/разработка системы.

Это ключевой этап проекта, от которого зависит успешность внедрения СЭД и эффективность её использования в организации. Существует 2 варианта данного этапа в зависимости от выбранного решения для автоматизации делопроизводства:

Вариант 1, установка и настройка “коробочной” СЭД (например, система “Мотив”), включает:

• установку программного обеспечения СЭД на серверы и рабочие станции пользователей;
• настройку прав доступа пользователей к системе;
• настройку функций системы;
• интеграцию СЭД с другими информационными системами организации (если это предусмотрено техническим заданием).

Вариант 2, заказная разработка/доработка системы электронного документооборота (например, документооборот на базе платформы Melody One), включает:

• разработку прототипа СЭД с основными функциями для проверки работоспособности и удобства использования;
• реализацию системы: программирование и настройка СЭД согласно техническому заданию, интеграция с существующими системами и сервисами (если это предусмотрено техническим заданием);
• проверку работоспособности всех функций СЭД, исправление ошибок и недочётов;
• развёртывание СЭД на серверах и обеспечение доступа пользователей к системе.

После завершения этапа заказчик должен получить полностью настроенную и готовую к использованию систему электронного документооборота в соответствии с требованиями технического задания.

6. Тестирование СЭД

Этап включает в себя несколько ключевых моментов:

Проверка функциональности: тестирование всех основных функций и возможностей системы, чтобы убедиться в их корректной работе. Это может включать проверку таких аспектов, как создание, редактирование, перемещение, архивирование документов, поиск по ним и т. д.

Тестирование интеграции: проверка взаимодействия СЭД с другими системами и приложениями, которые используются в организации. Это важно для обеспечения бесшовной работы и обмена данными между различными инструментами.

Нагрузочное тестирование: оценка производительности системы при различных сценариях использования, включая одновременное обращение большого количества пользователей. Это помогает определить, насколько эффективно СЭД справляется с нагрузкой и какие могут быть узкие места.

Юзабилити-тестирование: проверка удобства использования интерфейса системы. Это позволяет выявить возможные проблемы с навигацией, поиском, отображением информации и другими аспектами пользовательского опыта.

Тестирование безопасности: проверка защиты данных и конфиденциальности информации, которая обрабатывается в системе. Включает анализ механизмов аутентификации, авторизации, шифрования и других мер безопасности.

Отладка и исправление ошибок: выявление и устранение любых проблем, обнаруженных в ходе тестирования. Это важный этап, который позволяет обеспечить стабильную работу системы после её внедрения.

Подготовка документации: составление отчётов о результатах тестирования, описание выявленных проблем и рекомендаций по их устранению. Это необходимо для передачи информации команде разработчиков и дальнейшего улучшения системы.

7. Обучение пользователей.

От уровня подготовки сотрудников зависит успешность использования системы и её влияние на бизнес-процессы компании, поэтому этап должен включать в себя:

• Ознакомление с функционалом и возможностями СЭД. На этом этапе пользователи и администраторы узнают, какие задачи можно решать с помощью системы, как она устроена, какие функции доступны, возможности настройки.
• Практические занятия по работе с системой. Пользователи учатся создавать, редактировать, просматривать и отправлять документы, а также выполнять другие операции в системе. Администраторы получают практические навыки настройки системы.
• Тренировочные сессии для отработки навыков работы с СЭД. Это могут быть практические задания или симуляции реальных рабочих процессов, которые позволяют пользователям закрепить полученные знания и навыки.
• Внесение корректировок в программу обучения при необходимости. Если некоторые аспекты обучения показывают себя неэффективно, то можно внести изменения в программу, чтобы улучшить качество обучения.

8. Поддержка и сопровождение.

Поддержка и сопровождение системы электронного документооборота — это комплекс мероприятий, направленных на обеспечение стабильной работы системы, её развитие и улучшение в соответствии с потребностями организации:

• Мониторинг и анализ работы СЭД: сбор и анализ данных о работе системы, выявление проблем и ошибок, определение потребностей пользователей.
• Техническая поддержка: решение возникающих технических проблем, обновление программного обеспечения, настройка параметров системы.
• Консультации: предоставление пользователям необходимой информации по работе с системой.
• Доработка и расширение функционала: внесение изменений в систему в соответствии с новыми требованиями и пожеланиями пользователей, разработка новых функций и возможностей.
• Обеспечение безопасности: контроль за соблюдением правил безопасности при работе с данными, защита от несанкционированного доступа и вредоносных программ.
• Резервное копирование и восстановление данных: регулярное создание резервных копий данных, обеспечение возможности восстановления системы после сбоев или аварий.
• Регулярное обновление: своевременное обновление версий программного обеспечения и компонентов системы для обеспечения её совместимости и безопасности.
• Планирование развития: разработка стратегии дальнейшего развития и улучшения СЭД с учётом текущих и будущих потребностей организации.
• Взаимодействие с разработчиком: регулярные встречи и обсуждения с командой разработчика для определения дальнейших шагов и направлений развития проекта.

Этап поддержки и сопровождения позволит обеспечить бесперебойную работу системы, повысить её эффективность и адаптировать под изменяющиеся потребности организации.

9. Оценка результатов.

Этап оценки результатов внедрения СЭД включает в себя следующие шаги:

Анализ ключевых показателей эффективности (KPI): определение и оценка конкретных показателей, которые отражают успешность внедрения СЭД. Это могут быть такие параметры, как сокращение времени на обработку документов, увеличение производительности сотрудников, снижение затрат на бумажные документы и т. д.

Сбор данных и анализ результатов: сбор информации о работе СЭД после её внедрения, включая количество обработанных документов, время, затраченное на выполнение задач, ошибки и сбои в системе.

Сравнение с ожидаемыми результатами: сопоставление полученных данных с запланированными показателями KPI. Если результаты соответствуют или превышают ожидания, это свидетельствует об успешном внедрении СЭД. В противном случае необходимо выявить причины отклонений и принять меры для улучшения работы системы.

Опрос пользователей: проведение опроса среди сотрудников, использующих СЭД, чтобы получить их отзывы о системе, выявить возможные проблемы и предложения по улучшению.

Оценка удовлетворённости клиентов: если СЭД используется для взаимодействия с клиентами, важно оценить их удовлетворённость качеством обслуживания и удобством использования системы.

Анализ финансовых показателей: оценка влияния внедрения СЭД на финансовые показатели компании, такие как снижение затрат на бумагу, печать, почтовые услуги и т. п.

Внесение корректировок: на основе полученных результатов и анализа принимается решение о необходимости внесения изменений в работу СЭД для повышения её эффективности и соответствия потребностям организации.

Планирование дальнейших шагов: разработка плана дальнейшего развития и оптимизации СЭД с учётом полученных результатов.

Важно отметить, что каждый этап может иметь свои особенности в зависимости от конкретной ситуации и требований заказчика. Также стоит учесть необходимость согласования всех этапов участниками проекта для обеспечения успешного внедрения системы.

Специалисты компании “Мотив” имеют большой опыт реализации проектов различных уровней сложности и всегда готовы применить его при внедрении электронного документооборота в вашей организации.