Электронный документооборот становится всё более актуальным и востребованным, он позволяет ускорить процессы обмена документами, снизить затраты на печать и доставку, а также повысить эффективность работы организаций. Однако для того чтобы электронный документооборот был надёжным и безопасным, необходимо использовать электронную подпись (ЭП).

Что такое электронная подпись?

Электронная подпись — это реквизит электронного документа, который используется для подтверждения его подлинности и авторства. Она представляет собой зашифрованную информацию, которая связана с документом и позволяет установить его автора и время создания.

Существует три вида электронной подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная. Простая ЭП представляет собой набор символов, который может быть использован для идентификации отправителя документа. Усиленная неквалифицированная ЭП также включает в себя шифрование, но она не имеет юридической силы. Усиленная квалифицированная ЭП является наиболее надежной и имеет юридическую силу, так как она выдается удостоверяющим центром и соответствует требованиям законодательства.

Процесс применения ЭП включает в себя следующие шаги:

1. Получение сертификата ЭП. Для получения сертификата ЭП необходимо обратиться в удостоверяющий центр. Удостоверяющий центр выдаст сертификат ЭП после проверки личности заявителя.

2. Установка программного обеспечения. После получения сертификата ЭП необходимо установить программное обеспечение для работы с ЭП. Например, для работы с электронной подписью в системе “Мотив” необходимо установить и настроить КриптоПро CSP.

3. Создание ЭП. После установки программного обеспечения можно создать ЭП для каждого документа. Электронная подпись создаётся путём ввода пароля или использования смарт-карты.

4. Подписание документа. Подписанный документ будет иметь цифровую печать. Цифровая печать содержит информацию о дате и времени подписания документа, а также о сертификате ЭП.

5. Проверка ЭП. Проверка ЭП осуществляется путём сравнения цифровой печати с информацией, содержащейся в сертификате ЭП. Если цифровая печать соответствует информации в сертификате, то документ считается подлинным.

Преимущества применения электронной подписи в корпоративной СЭД:

Подтверждение подлинности документов. ЭП позволяет подтвердить подлинность документа и установить его автора. Это особенно важно для документов, которые имеют юридическую силу, таких как договоры, контракты, акты и т.д.

При создании документа пользователь может подписать его с помощью электронной подписи. Это означает, что документ будет зашифрован с использованием криптографического ключа пользователя. Получатель документа может проверить подлинность подписи с помощью открытого ключа, который доступен всем пользователям системы. Если подпись действительна, то документ считается подлинным.

Защита от несанкционированного доступа. ЭП обеспечивает защиту документов от несанкционированного доступа и изменения. Это позволяет предотвратить утечку конфиденциальной информации и её использование в корыстных целях.

Применение усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) в СЭД обеспечивает наиболее высокий уровень защиты от несанкционированного доступа благодаря нескольким механизмам:

• Аутентификация пользователя, подписывающего документ. Это означает, что только уполномоченный пользователь может создать подпись, которая будет считаться действительной.
• Обеспечение целостность документа, защита его от несанкционированных изменений. Если документ будет изменен после подписания, это будет обнаружено при проверке подписи.
• Возможность доказать авторство документа. В случае возникновения споров можно будет установить, кто подписал документ и когда это было сделано.
• Конфиденциальность. Хотя УКЭП сама по себе не обеспечивает конфиденциальность данных, она может использоваться в сочетании с другими методами шифрования для защиты конфиденциальной информации.
• Применение УКЭП также помогает контролировать доступ к документам. Например, можно настроить разрешения на основе уровня доступа пользователя и типа подписи, которую он использует.
• Сохранение истории операций с документом и предоставление доступа для аудита. Это позволяет отслеживать все изменения и перемещения документов, обеспечивая дополнительный уровень контроля.
• Соответствие строгим стандартам безопасности, установленным государственными регуляторами. Это гарантирует, что она будет признана юридически значимой в большинстве стран.

Упрощение процессов обмена документами. Электронное подписание позволяет отказаться от бумажных документов и перейти на электронный документооборот, что существенно упрощает процесс обмена информацией между сотрудниками и отделами. Документы подписываются и передаются в режиме реального времени — достаточно просто создать электронный документ в системе, подписать его ЭП и отправить на подпись в рамках установленного маршрута. Это значительно сокращает время, затрачиваемое на обмен документами, и позволяет сотрудникам сосредоточиться на более важных задачах.

Настройку использования ЭП в системе “Мотив” производит администратор документооборота (подробно описано в пункте 4.1.4.3 Руководства администратора документооборота):

Снижение затрат на печать и доставку. Одним из основных преимуществ использования ЭП в СЭД является возможность отказа от печати документов. Все согласования и утверждения могут происходить в электронном виде, что позволяет полностью исключить или существенно сократить расходы на печать. Это особенно актуально для организаций, работающих с большим объемом документов. Даже незначительное снижение количества печатных копий может привести к существенной экономии средств.

Применение ЭП также способствует снижению затрат на доставку документов. Поскольку сотрудники могут обмениваться подписанными документами напрямую через систему, необходимость в физической доставке документов отпадает. Это особенно полезно для компаний, которые работают с большим количеством удаленных сотрудников или партнёров.

Кроме того, сокращение количества бумажных документов, требующих доставки, снижает риски, связанные с потерей или повреждением документов во время транспортировки.

Повышение эффективности работы. В целом, внедрение ЭП во внутреннюю систему электронного документооборота способствует повышению эффективности работы компании. Ускорение обмена документами, снижение риска ошибок, автоматизация процессов, защита от несанкционированного доступа, упрощение контроля, сокращение затрат, улучшение взаимодействия с контрагентами и повышение доверия клиентов — вот основные преимущества применения ЭП в корпоративной СЭД.

Внедрение ЭП для работы в СЭД компании является важным шагом на пути к оптимизации документооборота и повышению конкурентоспособности компании. Подробнее об электронной подписи в системе «Мотив»: https://www.motiw.ru/esign, настройка займет у вас не более часа.