Система электронного документооборота «МОТИВ» ускорит согласование документов и обеспечит мгновенный доступ к ним.
Разрабатывая «МОТИВ», мы стремились упростить работу пользователей и администраторов:
- пользователи самостоятельно освоят систему документооборота организации за 1-2 дня (однако при необходимости мы готовы помочь Вам в изучении системы);
- создавать карточки документов и маршруты согласования сможет любой сотрудник компании, для этого не требуется навыков программирования.
Пользователи контролируют документы от создания до перевода в архив. Вся информация о документах (регистрационная карточка, перечень согласующих пользователей, прикрепленные файлы) хранится в системе документооборота организации.
Для каждого документа можно создать несколько схем прохождения или разрешить пользователям самостоятельно формировать состав участников согласования (удобно компаниям со сложными схемами движения документации). Маршруты прохождения документов создаются в графическом интерфейсе, для этого не требуются навыки программирования. Для управления прохождением документов определенного типа достаточно одного человека.
Пример:
Электронная система управления документооборотом поможет избежать рисков, связанных с применением устаревших и малоэффективных методов работы.
Предположим, Вам необходимо согласовать документ. Можно разослать копии документа по электронной почте или ходить из кабинета в кабинет с листом согласования. Такое согласование займет много времени, к тому же никто не гарантирует, что электронное письмо не попадет в спам.
Информационная система документооборота «МОТИВ» создает единое информационное пространство компании: пользователи ведут совместную работу над документами и обсуждают их в режиме реального времени.
Юридически значимый электронный документооборот
В системе «МОТИВ» электронной подписью (ЭП) подписываются задачи, документы и прикрепленные файлы. Связка «электронный документооборот + электронная подпись»:
- обеспечивает защиту от изменений (подделки): если в документ вносились изменения, электронная подпись станет недействительной;
- определяет авторство: создать правильную электронную подпись может только автор документа;
- ускоряет оформление и заключение договоров: адресат получат электронный документ за считанные секунды, не нужно тратиться на почту и курьерскую доставку;
- упрощает получение справок и подачу отчетности в контролирующие органы: документ, подписанный усиленной электронной подписью, равносилен документу, заверенному печатью компании (в соответствии Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Электронный архив
Система электронного архива — это функционал системы «МОТИВ», обеспечивающий долгосрочное хранение документов и оперативный доступ к ним.
Возможности электронного архива:
- создание и регистрация электронных документов;
- просмотр и печать документов;
- поиск документов по различным параметрам (дата, название, контрагент, фраза);
- разграничение прав доступа к документам;
- установление связей между документами, группировка и сортировка документов;
- контроль за историей изменения документов.
Система электронного архива обеспечивает хранение не только текстовых, но и звуковых, видео-файлов и изображений. В отличие от бумажных документов, электронные документы не ветшают, их нельзя забрать домой и не вернуть.
Хранение документов в электронном виде позволит уменьшить расходы на аренду помещений, бумагу, печать и переплет.
Примеры:
Каждый год Ваша компания участвует в одной и той же выставке. Какую информацию нужно предоставить, какие документы собрать? Все необходимое можно узнать за пару минут, заглянув в систему электронного архива.
Вы постоянно сотрудничаете с определённым клиентом. Как быстро ввести нового сотрудника в курс дела? — дать доступ к задачам и документам. Работник ознакомится с ходом решения задач и содержанием прикрепленных файлов. Мы называем это «принципом пятиминутной компетенции».
